Wo Ihre Auftragsabwicklung jeden Tag Stunden verliert, ohne dass es jemand merkt

Eine Excel-Insel ist eine Tabelle, die eine Person pflegt, die nur diese Person versteht und von der ein Prozess abhängt, ohne dass es jemand weiss. Die Bedarfsliste des Einkaufs. Die Terminübersicht der Arbeitsvorbereitung. Die Liste der offenen Kundenrückfragen, die die Sachbearbeiterin für den Vertrieb führt. Jede einzelne ist entstanden, weil das ERP-System etwas nicht konnte oder weil niemand die Zeit hatte, es einzurichten.

Das Problem ist nicht Excel. Excel ist ein gutes Werkzeug. Das Problem ist die Insel: Daten, die an einer Stelle erfasst und an einer anderen noch einmal eingetippt werden. Stände, die nur auf einem Rechner aktuell sind. Prozesse, die stehen bleiben, wenn die eine Person krank ist.

Im Lean-Sinn sind Excel-Inseln Verschwendung in mehreren Formen zugleich: Doppelarbeit, Warten auf Information, Bestand an halbfertigen Aufträgen und Fehler durch Übertragung. Sie sind das Office-Gegenstück zum Zwischenlager vor der Maschine.

Um zu sehen, wo die Zeit verloren geht, folge ich einem einzelnen Auftrag. Nicht dem Durchschnitt, sondern einem echten, mit Datum und Namen. Von der Bestellung des Kunden bis zu dem Moment, in dem die Fertigung anfängt.

Ein Werk mit mehreren Montagelinien, in dem ich das gemacht habe, war überzeugt, dass die Auftragsabwicklung wenige Tage dauert. Als wir den Auftrag tatsächlich verfolgt haben, ergab sich ein anderes Bild. Bearbeitet wurde er nur wenige Stunden. Den Rest der Zeit lag er: im Postkorb des Vertriebs, in der Prüfung der Technik, in der Rückfrage an den Kunden, in der Bedarfsliste des Einkaufs. Nicht eine Stelle war langsam. Die Übergaben waren es.

Das ist der typische Befund im Office. Die Prozesszeit ist kurz, die Durchlaufzeit lang. Der Unterschied ist Liegezeit, und Liegezeit entsteht an Schnittstellen. Jede Übergabe von einer Abteilung zur nächsten ist ein möglicher Postkorb, in dem der Auftrag wartet.

Aus vielen Office-Wertströmen kenne ich fünf Stellen, an denen die Zeit fast immer verloren geht.

• Die unvollständige Auftragsklärung. Der Auftrag geht weiter, obwohl Angaben fehlen, und kommt später mit Rückfrage zurück. Jede Schleife kostet Tage.
• Die Freigabe, die auf eine Person wartet. Eine Unterschrift, eine Prüfung, ein Blick der Bereichsleitung. Die Person ist in Sitzungen, der Auftrag liegt.
• Der Medienbruch. Aus dem ERP in die Excel-Liste, aus der Liste in die E-Mail, aus der E-Mail wieder ins ERP. Jeder Bruch ist eine Doppeleingabe und eine Fehlerquelle.
• Die Sammelbearbeitung. Bedarfe werden einmal pro Woche gebündelt bestellt, Zeichnungen freitags geprüft. Was Montag ankommt, wartet.
• Die Priorisierung per Zuruf. Wer am lautesten fragt, wird zuerst bedient. Die Reihenfolge ändert sich täglich, und jede Änderung ist Rüstzeit im Kopf.

Keiner dieser Punkte braucht eine neue Software. Alle fünf sind Prozessfragen, und alle fünf lassen sich mit Lean-Office-Werkzeugen angehen, bevor überhaupt jemand über Digitalisierung spricht.

Die Wertstromanalyse funktioniert im Büro wie in der Halle, nur mit anderen Kennzahlen. Statt Zykluszeit und Rüstzeit messen wir Bearbeitungszeit, Liegezeit und Anzahl der Übergaben. Statt Zwischenlager zählen wir Postkörbe, physisch und digital.

Ich mache das mit den Sachbearbeitenden an einer Wand mit Klebezetteln, nicht am Bildschirm. Jede Station ein Zettel, jede Übergabe ein Pfeil, jede Excel-Liste ein farbiger Marker. Am Ende steht der Wertstrom sichtbar für alle, und meistens gibt es zwei Aha-Momente. Der erste: So viele Übergaben hätte niemand geschätzt. Der zweite: Die Excel-Inseln liegen fast alle an den Schnittstellen, dort, wo das System eine Lücke hat.

Daraus folgt der Soll-Zustand. Weniger Übergaben, klare Vollständigkeitsprüfung am Anfang, Freigaben mit Stellvertretung, Bearbeitung im Fluss statt in Sammelrunden. Und für jede Excel-Insel die Frage: Kann das ins System, kann es weg, oder muss es bleiben, dann aber mit Stellvertreter und Standard.

Die Reihenfolge ist entscheidend. Wer eine Auftragsabwicklung mit sieben Übergaben und vier Excel-Inseln digitalisiert, bekommt eine digitale Auftragsabwicklung mit sieben Übergaben und vier Inseln, die jetzt Workflows heissen. Die Liegezeit bleibt, sie ist nur schwerer zu sehen.

Deshalb zuerst der Prozess. Übergaben reduzieren, Auftragsklärung standardisieren, Freigaben verschlanken, Regelkommunikation einführen. Ein kurzes Board-Gespräch im Office, täglich, mit der Frage: Welcher Auftrag hängt, und woran? Erst wenn der Ablauf steht, lohnt sich die Frage, welches Werkzeug ihn unterstützt.

Im Konzernwerk ist das oft eine Frage der Zeit bis zum nächsten ERP-Release. Im Mittelstand ist es eine Frage der Priorität. In beiden Fällen gilt: Ein schlanker Prozess mit Excel ist besser als ein verschwenderischer mit Workflow-System.

Wenn Sie morgen anfangen wollen, nehmen Sie einen Auftrag. Einen echten, der gerade unterwegs ist. Fragen Sie an jeder Station, seit wann er dort liegt und worauf er wartet. Schreiben Sie es auf. Nach einer Woche haben Sie ein Bild, das keine Statistik ersetzen kann.

Und fragen Sie die Sachbearbeitenden, welche Listen sie führen, die sonst niemand kennt. Die Antwort wird länger sein, als Sie denken. Jede dieser Listen ist ein Hinweis auf eine Lücke im Prozess. Und jede Lücke ist eine Stelle, an der Ihr Werk Durchlaufzeit gewinnen kann, bevor die erste Maschine schneller läuft.