Workshop-Moderation: Ergebnisse statt Flipchart-Fotos

Das World Café ist eine Methode der Grossgruppenmoderation für 20 bis über 100 Teilnehmende. Die Gruppe verteilt sich auf Tische mit vier bis sechs Personen und bearbeitet eine Frage, meist auf beschreibbaren Tischdecken. Nach 20 bis 30 Minuten wechseln alle die Tische, nur ein Gastgeber bleibt und fasst für die Neuen zusammen. Nach zwei bis drei Runden werden die Erkenntnisse im Plenum zusammengeführt. Das Format eignet sich für Stimmungsbilder, Ideensammlung und den Start von Veränderungsprozessen, weil es in kurzer Zeit alle beteiligt und Hierarchien im Gespräch aufhebt.

Immer dann, wenn die Person, die sonst moderieren würde, ein Interesse am Ergebnis hat. Das gilt für Strategieworkshops, in denen der Geschäftsführer Teilnehmer sein sollte, nicht Moderator; für Klärungen zwischen Abteilungen, bei denen jeder interne Moderator einer Seite zugerechnet wird; für Change-Workshops, in denen Kritik am Management geäussert werden soll; und für Grossgruppen, die methodisches Handwerk brauchen. Externe Moderation lohnt sich auch, wenn frühere Workshops ohne Ergebnis geblieben sind. Für Routinemeetings und kleine Arbeitsgruppen reicht meist eine gut trainierte interne Moderation.

Mit einer klaren Frage und einer ehrlichen Datengrundlage. Die Frage lautet nicht: Was wollen wir alles tun? Sondern: Was sind die zwei bis fünf Dinge, die in drei Jahren anders sein müssen? Die Datengrundlage umfasst Markt, Kunden, Wettbewerb, Kennzahlen und die Einschätzung der Führungskräfte, die ich in Vorgesprächen einhole. Die Teilnehmenden sollten vorher wissen, was am Ende entschieden wird, und die Geschäftsführung sollte bereit sein, im Workshop Teilnehmerin zu sein statt Vorsitzende. Ein bis zwei Tage ausserhalb des Betriebs, ohne Telefon, sind gut angelegt.

Das hängt vom Ziel ab. Für Entscheidungen und Strategie sind fünf bis zwölf Personen ideal; darüber wird es schwer, wirklich zu entscheiden. Für Klärungen zwischen Bereichen sollten beide Seiten mit denselben Rollen vertreten sein, meist acht bis sechzehn. Für Beteiligung und Ideensammlung gibt es keine Obergrenze, wenn das Format stimmt: World Café und Open Space funktionieren mit 30 wie mit 150. Wichtiger als die Zahl ist die Zusammensetzung: Sind die dabei, die entscheiden können, und die, die von der Entscheidung betroffen sind?

Sie hält den Prozess und lässt den Inhalt bei der Gruppe. Sie stellt Fragen, statt Antworten zu geben, hält Stille aus und sorgt dafür, dass die Leisen zu Wort kommen und die Lauten nicht dominieren. Sie benennt, was im Raum passiert, auch wenn es unbequem ist, etwa wenn die Gruppe ein Thema umgeht. Sie kennt genug Methoden, um flexibel zu bleiben, und genug vom Fach, um zu verstehen, worüber gesprochen wird, und sie führt die Gruppe zu einem Ergebnis, ohne es vorzugeben. In Werken kommt dazu, dass sie mit Meistern und Geschäftsführern gleichermassen reden kann.

Ein Klärungs- oder Kick-off-Workshop dauert meist einen halben bis einen Tag. Strategie- und Visionsworkshops brauchen ein bis zwei Tage, weil Entscheidungen Zeit zum Reifen brauchen. Ein World Café ist in zwei bis drei Stunden durch, eine Grossgruppenveranstaltung mit mehreren Formaten dauert einen Tag. Dazu kommt die Vorbereitung: mindestens ein halber Tag Vorgespräche und Design je Workshop-Tag, oft mehr. Und die Nachbereitung mit Ergebnisprotokoll. Ein Workshop, der ohne Vorbereitung stattfindet, ist meist ein Meeting mit Flipchart.

Ja, mit Einschränkungen. Klärungs- und Arbeitsworkshops mit bis zu zwölf Personen funktionieren online gut, wenn digitale Whiteboards und klare Regeln genutzt werden; ich moderiere sie regelmässig. Strategieworkshops und Konfliktklärungen sind vor Ort deutlich wirksamer, weil Stimmung und Nebengespräche Teil des Prozesses sind. Grossgruppenformate wie World Café sind online möglich, verlieren aber viel; ich empfehle sie in Präsenz. Hybrid, also ein Teil im Raum und ein Teil zugeschaltet, ist das schwierigste Format und braucht eine zweite Moderation für die Online-Gruppe. Ich sage Ihnen ehrlich, wann online reicht und wann nicht.

Ja. Ein Moderationstraining für Führungskräfte, Projektleiter oder interne Lean-Champions dauert ein bis zwei Tage und vermittelt die Grundlagen: Auftragsklärung, Fragetechnik, Visualisierung, Gruppensteuerung, Umgang mit Störungen und Entscheidungsverfahren. Die Teilnehmenden moderieren im Training selbst und bekommen Feedback. Danach begleite ich auf Wunsch die ersten echten Moderationen mit einer Nachbesprechung. Für Unternehmen, die viele Workshops und Regelmeetings haben, ist das die nachhaltigere Lösung als jede externe Moderation.