Ist-Aufnahme Ihrer Prozesse als Wertstrom (VSM), SIPOC oder anderen Varianten
prozessaufnahme
Prozessaufnahme: vom Ist-Zustand zum gemeinsam getragenen Soll
Prozessaufnahme gemeinsam erarbeiten
Prozesse lassen sich nicht am Schreibtisch verbessern. Ich nehme sie dort auf, wo sie stattfinden, gemeinsam mit den Menschen, die sie täglich ausführen.
Dafür nutze ich die Werkzeuge aus dem Lean Management: Value Stream Mapping für den Ist-Zustand, SIPOC für die Abgrenzung von Prozessen und ihren Schnittstellen, Value Stream Design für das Soll. Im Workshop sitzen alle beteiligten Bereiche an einem Tisch. So wird sichtbar, wo Übergaben haken, wo gewartet wird und wo Arbeit doppelt anfällt.
Am Ende steht kein Papier, das jemand abnickt, sondern eine Richtung, die alle mittragen, samt geklärter Rollen für die künftige Arbeitsweise.
Prozesslandkarten, QM-Handbücher und Prozessdokumentation nach Norm machen andere sehr gut. Mein Beitrag setzt davor an: die Aufnahme der realen Abläufe und die gemeinsame Entscheidung, wie sie künftig laufen sollen.
Kennen Sie das?
Wenn Werkleiter mich anrufen, haben sie meist keinen Mangel an Ideen, sondern einen Mangel an Wirkung.
Was Sie erhalten
Vom sichtbaren Ist-Zustand zum gemeinsam getragenen Soll:
Sichtbare Schnittstellen: wo Übergaben haken, wo gewartet wird, wo Arbeit doppelt anfällt
Soll-Design (VSD), gemeinsam im Workshop erarbeitet
Geklärte Rollen für die künftige Arbeitsweise
Ein Prozess, der von allen Beteiligten getragen wird
Häufige Fragen
Prozessaufnahme: häufige Fragen
Was ist ein Wertstrom und wann lohnt sich eine Aufnahme?
Ein Wertstrom umfasst alle Schritte vom Auslöser bis zum Ergebnis für den Kunden, inklusive der Wartezeiten dazwischen. Value Stream Mapping (VSM) macht sichtbar, wie viel Zeit tatsächlich in Bearbeitung fliesst und wie viel ins Liegen. Es lohnt sich, wenn Durchlaufzeiten zu lang sind, Termine kippen oder niemand sagen kann, wo ein Auftrag gerade steht.
Was ist SIPOC und wann nutze ich es statt VSM?
SIPOC fasst einen Prozess auf einer Seite zusammen: Lieferant, Input, Prozess, Output, Kunde. Es klärt die Grenzen eines Prozesses und wer aussen dranhängt. Ich nutze es als Einstieg, wenn unklar ist, wo ein Prozess anfängt und aufhört, oder wenn mehrere Bereiche sich uneinig sind, wofür sie zuständig sind. VSM geht danach in die Tiefe und misst Zeiten.
Wie läuft ein Prozessaufnahme-Workshop ab?
Wir nehmen den Ist-Zustand gemeinsam auf, so wie er wirklich läuft, nicht wie er im Handbuch steht. Danach wird nachgehakt, wo es nicht passt: Übergaben, Wartezeiten, Rückfragen, doppelte Arbeit. Im zweiten Schritt entsteht das Soll-Bild als Value Stream Design (VSD), und wir entscheiden gemeinsam, welcher Weg eingeschlagen wird.
Wer sollte teilnehmen?
Die Menschen, die den Prozess täglich ausführen, und gerne auch Führungskräfte der beteiligten Bereiche. Gerade an den Schnittstellen zeigt sich der grösste Hebel, deshalb sollten alle betroffenen Abteilungen vertreten sein. Wo Entscheidungen fallen sollen, ist die Führung dabei.
Was passiert mit dem Ergebnis?
Sie erhalten die Ist- und Soll-Darstellung sowie die vereinbarten Massnahmen und Rollen. Weil alle Beteiligten mitgearbeitet haben, steht die Richtung nicht zur Diskussion, sondern kann direkt umgesetzt werden. Auf Wunsch begleite ich die Umsetzung.