Arbeitszeitanalyse: ein bis zwei Tage Begleitung im Alltag, die zeigt, welche Tätigkeiten keinen Wert schaffen
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Lean Admin: Ordnung, Standards und weniger Suchen im Büro
Lean Admin
Lean funktioniert auch im Büro, nur anders als in der Produktion. Dieselben Werkzeuge greifen, sie werden nur anders angewandt: 5S betrifft hier Laufwerke und Postfächer statt Werkzeugschränke. In der Produktion sehen Sie einen Stapel vor der Maschine. Im Büro liegt derselbe Stapel in Systemen und fällt niemandem auf.
Deshalb machen wir zuerst sichtbar, woran gearbeitet wird und was liegen bleibt. Danach geht es um Ordnung in Ablagen und Laufwerken, um Standards für wiederkehrende Tätigkeiten und darum, dass Vorgänge auch dann weiterlaufen, wenn jemand ausfällt.
Kennen Sie das?
Büroverschwendung wirkt leise, kostet aber täglich Zeit.
Was Sie erhalten
Spürbare Entlastung in der Administration:
Überblick über den Arbeitsvorrat: was offen ist, was liegen bleibt, was wirklich zuerst drankommt
5S für Büro und digitale Ablage: Laufwerke, Postfächer und Vorlagen so geordnet, dass jeder findet, was er sucht
Standards für wiederkehrende Tätigkeiten, damit nicht jeder seinen eigenen Weg geht
Geklärte Zuständigkeiten und Vertretungen: Vorgänge laufen weiter, auch wenn jemand ausfällt
Weniger Unterbrechungen durch Rückfragen, weil Informationen dort stehen, wo sie gebraucht werden
Eine Arbeitsweise, die das Team selbst weiterführen kann
Häufige Fragen
Lean Admin: häufige Fragen
Was bedeutet Lean Admin?
Lean-Prinzipien angewandt auf Büroarbeit. Im Kern geht es darum, unsichtbare Arbeit sichtbar zu machen: Wie viele Vorgänge liegen offen, wo warten sie, wie oft wandert ein Fall zwischen Personen hin und her. Erst wenn das sichtbar ist, lässt es sich verbessern.
Warum funktioniert Lean im Büro anders als in der Produktion?
In der Produktion sehen Sie einen Stapel vor der Maschine. Im Büro liegt derselbe Stapel in Postfächern und Systemen und fällt niemandem auf. Deshalb geht es zuerst darum, Arbeit sichtbar zu machen, und erst danach um Ordnung und Standards.
Worin unterscheidet sich Lean Admin von Prozessoptimierung?
Die Prozessoptimierung nimmt einen Ablauf auf und gestaltet ihn neu. Lean Admin arbeitet an der Art, wie im Büro gearbeitet wird: Ordnung, Standards, Arbeitsvorrat, Prioritäten, Vertretungen. Beides ergänzt sich, greift aber an unterschiedlichen Stellen an.
Was ist Verschwendung in der Büroarbeit?
Suchen, Warten auf Freigaben, Rückfragen wegen fehlender Angaben, dieselben Daten mehrfach erfassen, Vorgänge, die zwischen Abteilungen pendeln. Im Einzelfall wirkt das harmlos, in Summe frisst es einen erheblichen Teil des Arbeitstags.
Was ist 5S im Büro?
Aussortieren, festlegen, sauber halten, einheitlich benennen, dranbleiben. Die ersten vier Schritte schafft jeder an einem Tag. Der fünfte entscheidet, ob nach einem halben Jahr noch etwas davon übrig ist. Deshalb geht es weniger um das Aufräumen als um die Gewohnheit dahinter.
Wie läuft eine Arbeitszeitanalyse ab und wird dabei Leistung bewertet?
Wo es nötig ist, schaue ich genau hin. Ich begleite die tägliche Arbeit ein bis zwei Tage und halte fest, was tatsächlich getan wird. Das zeigt schwarz auf weiss, welche Tätigkeiten keinen Wert schaffen. Bewertet werden die Tätigkeiten, nicht die Personen. Die Arbeitnehmervertretung binde ich vorab ein.
Bedeutet das mehr Regeln und weniger Freiraum?
Nein. Standards betreffen wiederkehrende Tätigkeiten, damit sie nicht jedes Mal neu durchdacht werden müssen. Das schafft Zeit für die Arbeit, die tatsächlich Urteilsvermögen verlangt.
Braucht es dafür neue Software?
Nein. Ich starte analog, weil sich so am schnellsten zeigt, wie tatsächlich gearbeitet wird. Erst wenn Ablauf und Standards stehen, lässt sich beurteilen, ob eine Software wirklich hilft. Wenn Sie eine wünschen, sprechen wir darüber.
Ist Lean Admin dasselbe wie Lean Office oder Lean Administration?
Ja, die Begriffe meinen dasselbe: Lean-Prinzipien in Büro, Verwaltung und Auftragsabwicklung. Ich verwende „Lean Admin“, weil es im Werk am häufigsten so heisst.